Die Anmeldung erfolgt schon Monate vor dem Termin bei der Präfektur des Päpstlichen Hauses in Rom. Am Vormittag werden Besucher von der Schweizergarde in die Privatbibliothek im Apostolischen Palast oder ein anderes Palast-Zimmer geführt. Der Papst geht dann von Raum zu Raum, wo die Gäste zur persönlichen Unterredung auf ihn warten. Für Privataudienzen sind in der Regel etwa 15 Minuten vorgesehen, sie können aber auch länger dauern.
Mit Kretschmann tauschte sich der Papst über die Enzyklika Laudato Si des Papstes vom Juni 2015 aus. Franziskus hatte darin Konsumrausch, Umweltzerstörung und eine Unterwerfung der Politik unter die Wirtschaft angeprangert. Zudem habe der Papst sich sehr positiv über die Flüchtlingspolitik Deutschlands unter Bundeskanzlerin Angela Merkel (CDU) geäußert, sagte Kretschmann.
Er bat den Papst, die Ökumene voranzutreiben. Dies sei ein ganz praktisches Anliegen, da in Baden-Württemberg rund 40 Prozent der Kinder mit Eltern unterschiedlicher Konfessionen aufwüchsen.
Kretschmann schenkte dem Papst eine antiquarische Ausgabe des Romans „Unterm Rad“ von Hermann Hesse in einer buchbinderisch gefertigten Kassette und einen gerahmten Stahlstich „Kloster Maulbronn“. Der Papst reichte Kretschmann ein Bronzegussrelief vom Heiligen Martin als Geschenk. „Die katholische Kirche kann sich glücklich schätzen, so einen wachen und aufmerksamen Papst zu haben, der alles verfolgt, was in der Welt passiert“, sagte Kretschmann.