Papierberge und Behörden, das sind zwei Dinge, die ganz viele Menschen unweigerlich in enger Verbindung sehen. In Unterkirnach soll sich das nun ändern. Effizienz und Umweltschutz sind zwei Stichworte, die Bürgermeister Andreas Braun als Gründe für die Einführung der möglichst papierlosen Akte nennt.

Ute Weißer ist Digitallotsin

Selbst, wie er sagt, ein technikaffiner Mensch, sei er offen für solche Neuerungen. Mit Ute Weißer fand er im Rathaus eine Mitarbeiterin, die sich ebenfalls für die Nutzung digitaler Möglichkeiten sehr offen zeigt. Jüngst ließ sie sich durch die Verwaltungs- und Wirtschaftsakademie in Freiburg zur Kommunalen Digitallotsin ausbilden.

E-Akte gibt es seit Herbst

Im Herbst startete man bei der Kommunalverwaltung Unterkirnach mit der Einführung der sogenannten E-Akte. Bislang seien die gespeicherten Daten der einzelnen Abteilungen seines Rathauses wenig durchgängig gewesen, sagt der Bürgermeister. Jede Abteilung habe ihre Daten zwar auf einem gemeinsamen Server, aber letztlich doch säuberlich getrennt gespeichert. Wenn nun zum Beispiel ressortübergreifend gearbeitet werden musste, sei das meist mit viel Rechercheaufwand verbunden gewesen. Viele Daten wie zum Beispiel alte Pläne seien zudem digital noch gar nicht verfügbar. Nach und nach werden die verwaltungsinternen Daten nun umstrukturiert.

Post wird nur noch gescannt

Mittlerweile geht man bei der Gemeinde Unterkirnach sogar noch einen Schritt weiter. Der gesamte Posteingang – mit Ausnahme von Rechnungen und notariellen Urkunden – wird zunächst gescannt und dann nur noch in digitaler Form an die betreffenden Abteilungen weiter geleitet. Parallel können nun sofort alle zuständigen Mitarbeiter die Post bearbeiten. Der Scannaufwand betrage nur wenige Minuten täglich. Die Zuweisung an die jeweilige Abteilung werde so aber wesentlich beschleunigt. Außerdem bittet der Bürgermeister beim Schriftverkehr mit der Gemeinde, möglichst eine Mail anstelle eines Briefes zu verfassen.

Jedem Gemeinderat ein Tablet-Computer

Nach den Kommunalwahlen soll der nächste Schritt getan werden. Dann wird Andreas Braun den digitalen Sitzungsdienst einführen. Das bedeutet, dass die Gemeinderäte einen einfachen Tabletcomputer zur Verfügung gestellt bekommen, mit dem sie Zugriff auf alle erforderlichen neuen und alten Sitzungsunterlagen haben. Fernziel sei zudem ein digitales Bürgerportal, das es für viele Vorgänge entbehrlich mache, persönlich im Rathaus vorzusprechen, sagt der Bürgermeister.

Sicherheit spielt wichtige Rolle

Braun ist sich bewusst, dass auch all diese Umstellungen mit einigem Zeitaufwand verbunden sind, dass die Datenspeicherung und -übermittlung selbstverständlich sicher gegen Zugriff von außen erfolgen muss und dass auch mancher Mitarbeiter erst von den Vorteilen überzeugt werden muss. Gleichzeitig ist sich der Unterkirnacher Verwaltungschef aber auch sicher, dass die Umstellung auf die E-Akte letztlich „eine ganz immense Arbeitserleichterung bringen wird“.