Mit einem ganz neuen System arbeitet die Schramberger Stadtkasse seit kurzem: der "Elektronischen Rechnungsbearbeitung". Im Verwaltungsausschuss hat der Abteilungsleiter Stadtkasse, Gerhard Hettich, die neue Arbeitsweise bei den Rechnungen vorgestellt.

Ihm sei schon klar, dass die Rechnungsbearbeitung "nicht grade das spannendste Thema" sei, so Hettich. Eine Zahl mache aber klar, dass es für die Verwaltung viel Arbeit bedeutet: Jährlich gehen etwa 15 000 Rechnungen bei der Stadt ein. "Das reicht vom Bastelmaterial für den Kindergarten bis zur Bauabrechnung." Jede Rechnung muss angeschaut, geprüft, zugeordnet, genehmigt, verbucht und ausgezahlt werden. Viele verschiedene Abteilungen im Rathaus sind daran beteiligt. Früher brachte der Amtsbote die Unterlagen in Papierform von einem Büro zum nächsten. "Das dauerte, bis es bearbeitet war."

Auch beim neuen System wird natürlich geprüft und abgehakt, ob die Rechnung stimmt. Anders als früher nimmt die Stadtkasse aber die Daten elektronisch auf und leitet sie dann an die betreffenden Fachabteilungen weiter. Wenn alle Unterschriften – per digitalem Stempel – vorhanden sind, landet der Datensatz wieder bei der Stadtkasse und diese kann die Rechnung bezahlen. So lasse sich der Prozess enorm beschleunigen, es muss ja kein Papier mehr herumgetragen werden. "Es geht unschlagbar schnell. Ein Mausklick genügt und es geht weiter."

Hettich ist stolz darauf, wie zügig in der Schramberger Stadtverwaltung das neue System umgesetzt wurde: Im Dezember 2017 habe man mit den Vorbereitungen begonnen, zwischen Ende Februar und Ende Juni in allen Bereichen eingeführt und seit dem Sommer läuft das System. In größeren Städten dauere es sehr viel länger, da seien oft erst einzelne Abteilungen so weit. Das elektronische Rechnungswesen habe für die Stadt wie für die Auftraggeber große Vorteile. Die Stadt kann Skonti ausschöpfen. Die Sachbearbeiter in den Abteilungen haben einfachere Abläufe und sparen so Zeit. Die Stadtkasse hat jederzeit einen Überblick über den aktuellen Stand. Für die Auftragnehmer ist der große Vorteil, dass sie innerhalb von drei oder vier Tagen – im Normalfall – ihr Geld auf dem Konto haben.

Voraussetzung ist freilich, dass die Rechnung in elektronischer Form eingereicht wird und zwar an die Adresse e-rechnung@schramberg.de. "Idealerweise als echte e-Rechnung", so Hettich, "aber eine pdf-Datei ist auch okay." Rechnungen in Papierform müssen die Mitarbeiterinnen erst einscannen und die Daten in das elektronische Formular eintragen. Das geschieht bei einer echten E-Rechnung mit einem Mausklick. Kommt die Rechnung als pdf-Datei, werden einige Angaben automatisch eingefügt, andere müssen von Hand eingetragen werden. Hettich bittet deshalb die Rechnungssteller, ihr Rechnungssystem auf die neuen Methoden umzustellen. "Ich hoffe, dass das bei den Betrieben Fahrt aufnimmt." Fachbereichsleiter Uwe Weisser wünscht sich, das bis Ende des Jahres alle Rechnungen zumindest als pdf-Datei eingehen."