Für die Arbeit der Gemeindeverwaltung und des Gemeinderats von Mönchweiler soll die Digitalisierung vorangetrieben werden. Der Gemeinderat beschloss jetzt die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Gemeindeverwaltung und eines Ratsinformationssystems (RIS) mit eigenem Tabletcomputer für jeden Gemeinderat.

Das DMS soll eine weitestgehend papierlose Ablage und Verwaltung aller Vorgänge in der Gemeindeverwaltung verwirklichen. So werden über dieses System zum Beispiel alle Vorgänge, Schriftstücke, Verträge, Rechnungen digital abgelegt. Bis im Jahr 2022 sollen alle Verwaltungen des Landes auf die digitale Akte umgestellt haben. Durch das DMS möchte man unter anderem gewährleisten, dass alle Dokumente nach einheitlicher Vorgehensweise abgelegt werden, dauerhaft vorhanden sowie gesichert sind und im Vertretungsfall oder für neue Mitarbeiter problemlos greifbar sind.

Durch die Einführung des RIS müssen den Gemeinderäten künftig ihre Unterlagen nicht mehr als Drucksache zur Verfügung gestellt werden. Jeder Gemeinderat erhält einen Tabletcomputer, mit dem er auf die aktuellen sowie notwendige frühere Unterlagen zugreifen kann. Des Weiteren verfügt das RIS innerhalb aller hochgeladenen Drucksachen über eine Suchfunktion, welche das ganze System nach Schlagworten durchsuchen kann. Für eine mögliche virtuelle Abhaltung von Gemeinderatssitzungen kann im Bedarfsfall sogar ein Abstimmungsverfahren eingerichtet werden.

Im Rahmen der Festlegung der Haushaltsmittel war im Gemeinderat im Dezember noch eine Diskussion über die Einführung des RIS entbrannt. David Löttrich hinterfragte, ob wirklich für jeden Gemeinderat ein zusätzlicher Tabletcomputer notwendig sei. Bereits damals wurde dann aber deutlich, dass der Datenschutz die Verwendung privater Endgeräte nicht zulässt. Renate Heppe-Debus wollte nicht auf Unterlagen in Papierform verzichten. Jetzt erfolgte die Zustimmung in entschuldigter Abwesenheit von David Löttrich und bei Enthaltung von Renate Heppe-Debus einstimmig. Bürgermeister Rudolf Fluck und Hauptamtsleiter Sebastian Duffner hatten zuvor deutlich auf den Aufwand für die Erstellung der Papierunterlagen sowie Funktionalitätsvorteile des RIS hingewiesen. Auch mehrere Gemeinderäte plädierten klar für die Vorteile des digitalen Systems. Aus Funktionalitätsgründen fiel die Entscheidung auf Geräte der Marke Apple. Jeder Gemeinderat sowie die Amtsleiter der Gemeindeverwaltung kann Displaygröße und Speichervolumen seines Geräts aus drei Alternativen auswählen.

Mit der Einführung des DMS sowie des RIS beauftragt die Gemeinde Mönchweiler die Waiblinger Firma commundus regisafe zum Angebotspreis von rund 29 000 Euro brutto. Die Beschaffung der Tabletcomputer erfolgt aus Kostengründen über einen Drittanbieter. Insgesamt bewilligte der Gemeinderat 7 000 Euro überplanmäßige Aufwendungen.