Es ist beschlossene Sache, Wald bekommt ein Ratsinformationssystem. Auf der Tagesordnung der jüngsten Ratssitzung stand unter anderem die Vorstellung und Abstimmung über die Anschaffung eines digitalen Informations- und Dokumentenmanagements, das für die Verwaltung von Gemeinden und Städten entwickelt wurde. „Wir haben seit rund 20 Jahren das elektronische Ablagesystem der Firma Comundus Regisafe mit einem vom Gemeindetag vorgegebenen Aktenplan, nachdem wir unsere Akten mit Aktenzeichen ablegen. Jetzt haben wir vor Kurzem angefangen, alle Akten, die noch in Papierform vorliegen, in elektronische Dokumente, also E-Akten, umzuwandeln“, erklärte Bürgermeister Joachim Grüner. Ziel sei es, mit sämtlichen Akten, Dokumenten und Schriftstücken so zu verfahren, um eines Tages ein deutlich papiersparendes oder sogar papierloses Büro zu haben.

Hintergrund ist das Onlinezugangsgesetz

Doch dies sei nicht der einzige Vorteil. Mit einem Ratsinformationssystem werde es zum einen möglich, dass die Verwaltung schnell und gezielt auf Dokumente zugreifen und sie verwalten könne. Zum Anderen können auch die Bürger auf elektronischem Wege alle öffentlichen Angelegenheiten der Gemeinde einsehen und sich diese herunterladen. „Das Onlinezugangsgesetz besagt, dass alles, was die Gemeinde macht, dem Bürger online zur Verfügung gestellt werden muss. Der Vorteil für die Bürger wird zukünftig sein, dass man unter anderem auch alle Formulare elektronisch bekommen und sogar ausfüllen kann, ohne etwas ausdrucken zu müssen. Aber das ist noch Zukunftsmusik“, sagte Grüner. Das Ratsinformationssystems sei nun ein Schritt in diese Richtung.

Barrierefreie Nutzung soll möglich sein

Damit verbunden ist eine Neugestaltung der Internetseite der Gemeinde. Auch diese wurde in der Ratssitzung vergeben. Die Firma Hirsch und Wölfl aus Vellberg ist auf Kommunen spezialisiert und wurde mit der Aufgabe betraut, auch weil die Bedienung für den Nutzer einfach und unkompliziert werden soll. Dies sei ein wichtiges Kriterium für die Vergabe gewesen. Dazu gehöre unter anderem, dass die Texte auf der Internetseite vom System vorgelesen werden. „Die Kommunen müssen Barrierefreiheit für den Nutzer garantieren, so schreibt es der Bund und die EU vor“, erläutert Grüner.

Früh genug auf den Weg machen

Die Kosten für den neuen Internetauftritt werden sich auf rund 10 500 Euro, zuzüglich jährlicher Betriebs- und Wartungskosten von gut 1000 Euro belaufen. Für die Einführung des Ratsinformationssystems werden 4500 Euro plus jährlich etwa 1400 Euro fällig. Diese Investitionen in die Digitalisierung, seien Investitionen in die Zukunft. „Die Digitalisierung wird in den nächsten fünf bis zehn Jahren flächendeckend und Standard sein“, vermutet das Gemeindeoberhaupt. Wir machen uns früh genug auf den Weg und warten nicht, bis die EU eines Tages sagt: ‚Jetzt müsst ihr das machen‘. Jetzt haben wir genug Zeit für die Umstellung.“ Das Ratsinformationssystems wird voraussichtlich im Juni 2021 installiert sein und zum Einsatz kommen. Auch die Internetseite soll etwa zeitgleich fertiggestellt sein. Beide Aufträge müssen dafür noch in diesem Jahr unter Dach und Fach gebracht werden.

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