Seit 1070/80 haben sich Mönche im Oberen Donautal bei Beuron angesiedelt und dort ihr „Beten und Arbeiten“ begonnen. Bis 1803 waren es Augustiner Chorherren, die die Pfarreien der Region betreuten, das Evangelium verkündeten und Kultur ins Hinterland des Bodensees brachten. Nach einer erzwungenen Pause von 60 Jahren siedelten sich 1863 drei deutsche Benediktiner, die aus dem römischen Kloster St. Paul kamen, an. Maßgeblich wurden sie dabei von der Fürstin Witwe Katharina von Hohenzollern-Sigmaringen unterstützt, sagt Bruder Jakobus Kaffanke, der Archivar in Beuron ist.

Bis heute könne die Geschichte der Beuroner Benediktiner, die weltweit über 30 Abteien gründeten und heute als Beuroner Kongregation etwa 20 Klöster im deutschsprachigen Raum umfassten, als Erfolgsgeschichte gelten. Es sei einleuchtend, dass die Geschichte eine Vielzahl von rechtlichen und kulturellen Dokumenten, sowie theologisches, philosophisches und privates Schrifttum hervorgebracht habe, das bis heute im Beuroner Hauptarchiv bewahrt und gepflegt wird.

Über tausend benediktinische Lebenswege hätten sich im Donautalkloster gekreuzt, hätten als Priester in der Seelsorge einer Diözese Dienst geleistet. Mehr als 400 Ordensleute führte ihr Weg auf den Beuroner Klosterfriedhof, wie der 2013 erschienene Nekrolog, ein Verzeichnis der verstorbenen Beuroner Konventuale, ausweist. Um diese Übersichtsdaten zuverlässig zu erheben und daraus eine Geschichte zu schreiben, sei ein geduldiges, möglichst vollständiges Sammeln von Dokumenten, Daten und Fakten in einem Archiv notwendig. Wo so viele Menschen nach der Benediktsregel „Beten und Arbeiten“ lebten, falle Schrifttum an, dass dann den persönlichen Nachlaß der Mönche bildet. Da sind die Nachlässe der bislang elf Erzäbte, etwa 150 Priester- und 250 Brudermönche, da gibt es Studienunterlagen, Aufsätze und Bücher, es gibt Kompositionen, Malereien und andere künstlerische Werke. Die Erzeugnisse der Beuroner Kunst werden in einem gesonderten „Kunstarchiv der Beuroner Kunstschule“ erfaßt und konservatorisch betreut; die diesbezüglichen Arbeiten einer digitalen Neuaufstellung laufen bereits seit etwa 15 Jahren.

Das Hauptarchiv umfasst 700 laufende Meter Schriftgut, die es zu bewerten, zu verschlagworten und digital zu erfassen gelte. Hinzu kämen Unterlagen, die im „Archiv der Beuroner Kongregation“ zusammengefasst seien sowie Archive bereits aufgelassener Klöster der Kongregation. Die von Erzabt Tutilo Burger ernannten Archivare Bruder Jakobus Kaffanke und Pater Landelin Fuß würden vom Historiker Christopher Schmidberger unterstützt, der Erfahrung in der digitalen Aufnahme von Archivgut besitze. Er treibe für weitere zwei Jahre die Aufnahme des Archivs voran, lenke seine Benutzung in sichere Bahnen. Anfrager seien oft Familien- und Heimatforscher, Kirchenhistoriker oder diözesane Gremien.