Für viele Verwaltungsakte ist das persönliche Erscheinen notwendig – wie etwa bei der Ausstellung eines Personalweises – bei anderen genügt die Erledigung per Post, wie etwa die Bestellung einer Mülltonne. Tengen griff nun das Thema Mülltonnen als Pilotprojekt zur Digitalisierung heraus, weil, wie Bürgermeister Marian Schreier erläutert, rund um das Thema Müll eine hohe Frequentierung durch die Bürger stattfindet. Wie in anderen Kommunen auch, ist in Tengen für die Bestellung der Mülltonnen bislang ein Formular benötigt, das es auszufüllen gilt und das dann von einem Mitarbeiter der Verwaltung dann ins System übertragen und bearbeitet wird. Dieser Prozess wurde nun digitalisiert.

Wie es in Tengen inzwischen üblich ist, wurde auch die Bevölkerung zur aktiven Mitwirkung an diesem Projekt aufgefordert. Dazu lud die Stadt im Rahmen ihrer Innovationswerkstatt Bürgerservices zu einem Workshop ein, und zwölf Personen erklärten sich dazu bereit, aktiv an diesem Projekt zur Digitalisierung des Verwaltungsprozesses mitzuwirken. Dabei wurde das ambitionierte Ziel ausgegeben, nicht nur die Prozesse eins zu eins digital zu übertragen, sondern diese auch zusätzlich zu optimieren.

Verbesserungen aus Nutzersicht

Ein wichtiger Schritt dazu sei gewesen, die Prozesse rund um das Thema Mülltonnen mit all den möglichen Fallbeispielen durchzuspielen, wie der Bürgermeister erklärte. Die Bürger verbesserten diese dann aus ihrer Nutzersicht, wobei auch das intuitive Verständnis eine Rolle gespielt habe, um Fehler beim Ausfüllen und auch die sogenannten Medienbrüche zu vermeiden, die dann entstünden, wenn in der Übertragungskette eines Prozesses Daten von einem auf ein anderes Informationsmedium übertragen würden. Wichtig sei auch die verständliche Sprache gewesen, um auch hier Missverständnisse zu vermeiden. Zur Verbesserung gehöre auch, den Prozess um Features zu erweitern – der Antragssteller bekommt etwa mitgeteilt, wann die bestellten Tonnen angeliefert würden.

Adaptionsmöglichkeiten für andere Kommunen

Inzwischen ist das Modell rund die Digitalisierung der Verwaltungsakte zum Thema Mülltonne fertig. Doch dieser Service wird dann, um hier Missverständnisse zu vermeiden, exklusiv nur den Tengener Bürgern zur Verfügung stehen – und nicht etwa landesweit. Es handelt sich somit um ein Pilotprojekt, das nur ein Anfang sein kann, aber doch immerhin ein kleines digitales Licht in die Düsternis der veralteten, überwiegend analogen deutschen Bürokratie werfen wird. Natürlich besteht für andere Kommunen die Möglichkeit, das Tengener System entsprechend für ihre Belange zu adaptieren.

Der Prozess liegt noch zur Freigabe beim Innenministerium. Voraussichtlich ab Anfang Dezember wird er unter www.tengen.de verfügbar sein. Die Stadtverwaltung wird darüber auf der Homepage und im Mitteilungsblatt der Stadt noch einmal berichten. Von den etwa 18 000 Euro Kosten konnten über den Projektpartner Bodensee Standort Marketing 13 000 Euro aus dem Förderprogramm „Alpine Space“ und dem dazugehörigen Fördertopf des Projektes „SmartVillages“ finanziert werden.