Flache Hierarchien, flexible Arbeitseinteilung ohne Kernzeiten und mobile Arbeitsplätze: Was für viele Berufstätige nach Zukunftsmusik klingt, ist bei Sybit in Radolfzell bereits Realität. Das IT-Beratungsunternehmen beschäftigt 160 Mitarbeiter und rund 20 Freie Mitarbeiter an vier Standorten. Die Mehrheit, etwa 90 Prozent, arbeitet am Hauptstandort in Radolfzell. "Allen Mitarbeitern bieten wir die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten", erzählt Birgit Beierer, Mitglied der Geschäftsführung bei Sybit.

Der Fachkräftemangel ist in der IT-Branche ein großes Thema. "Viele sind gar nicht mehr bereit, an den Arbeitsort zu ziehen", sagt Beierer und ergänzt: "Diese Entwicklung wird sich in Zukunft noch verstärken." Um trotzdem Arbeitskräfte gewinnen zu können, bietet Sybit seinen Mitarbeitern verschiedene Arbeitsmodelle an. Gerade jungen Leuten sei die Balance zwischen Arbeit und Privatleben wichtig. Deswegen gibt es bei Sybit keine Kernarbeitszeiten. Darüber hinaus bietet die Firma individuelle Lösungen für jede Lebensphase an. Wer zu Hause einen Angehörigen pflegt, kann in Teilzeit arbeiten und bekommt einen mobilen Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt. Auch für Mitarbeiter, die zu Hause kein Bürozimmer haben, gibt es Lösungen. Sybit mietet Arbeitsplätze nach Bedarf an, sogenannte Coworking Spaces. Diese Zimmer können Arbeitnehmer flexibel nutzen, ohne in die Firma fahren zu müssen.

Aber wie funktioniert das im Alltag? Die Mitarbeiter bei Sybit arbeiten vermehrt in Projekt-Teams. Absprachen und gemeinsame Planung sind wichtiger Bestandteil ihres Arbeitsalltags. Neben persönlichen Treffen erfolgt die Kommunikation deshalb oft über soziale Medien, wie etwa Videochats. "Es ist sehr wichtig, dass die Teammitglieder sich in regelmäßigen Abständen auch sehen", erklärt Beierer. "Wen man nicht sieht, der gehört nicht zum Team, das haben psychologische Studien gezeigt."

Stephan Strittmatter arbeitet als SAP Berater bei Sybit. Tägliche Videokonferenzen mit Teamkollegen gehören zu seinem Alltag. "Ich empfinde es als großen Luxus, dass ich auch von zu Hause aus arbeiten kann", sagt er. "Wenn Handwerker sich angemeldet haben oder die Kinder krank werden, ist das sehr praktisch." Zwar sei der organisatorische Aufwand groß, doch die Bereitstellung der flexiblen Infrastruktur lohnt sich für das Unternehmen, geben sich Strittmatter und Beierer überzeugt. "Wer gute Arbeitskräfte gewinnen möchte, muss diese Möglichkeiten anbieten", sagt der Berater. Klassische Bewerbungen sind bei Sybit keine Selbstverständlichkeit mehr. Das Bewerbungsprozedere hat sich umgedreht. Über Soziale Medien und Karriereportale versucht Sybit gezielt Fachkräfte anzusprechen. "Wir denken, dass sich auch diese Entwicklung künftig noch verstärkt", so Birgit Beierer.

Für die Zukunft der Arbeitsorganisation sagen sie und Stephan Strittmatter weitere Veränderungen voraus. "Der Trend der Individualisierung der Arbeitsstellen bei gleichzeitiger Intensivierung der Teamarbeit wird sich fortsetzen", so Strittmatter. Neue Kommunikationsmöglichkeiten, mit denen sich die Mitarbeiter trotz räumlicher Entfernung in Konferenzen sehen können, werden immer wichtiger. Auch bei den Hierarchien innerhalb eines Unternehmens werde sich viel verändern. "Teamarbeit hat einen immer höheren Stellenwert. Chefs werden zu Projektleitern und Koordinatoren." Klassische Büroräume gehören künftig ebenfalls der Vergangenheit an. "Die Mitarbeiter werden sich mit ihren Laptops und Tablets in wohnzimmerähnlichen Raumwelten bewegen." Den Veränderungen blickt Sybit gelassen entgegen. "Wir sind in diesen Punkten heute bereits weiter als andere Unternehmen", sagt Beierer und ergänzt: "Künftig wird diese flexible Arbeitsorganisation normal sein. Die junge Generation fordert das ein."

Das sieht auch Carl Pfeffer, Geschäftsführer bei Fischer Computertechnik (fct) in Stahringen so. Zwar haben die Softwareentwickler bei fct noch einen festen Arbeitsplatz, es steht ihnen jedoch frei, diesen jederzeit zu wechseln. "Früher hat man sich mit Stempelkarten an- und abmelden müssen", erzählt er. Heute sei das anders: "Wir haben Vertrauensarbeitszeit, die Mitarbeiter können sich ihre Arbeitszeit frei einteilen." Trotzdem sei es wichtig, dass sich die Mitarbeiter sehen und abstimmen. Jeden Morgen gebe es daher kurze Besprechungen, insbesondere in den agilen Softwareentwicklungsteams. Home Office sei möglich und wird von den Mitarbeitern gern genutzt, sagt Pfeffer. In Zukunft, so glaubt er, wird die Vernetzung weiter zunehmen. Kommunikation werde noch wichtiger und verstärkt über digitale Medien organisiert. Durch vermehrte Teamarbeit ändere sich das Arbeiten. "Man arbeitet nicht mehr für einen längeren Zeitraum an nur einem Problem, sondern nähert sich gemeinsam in Schritten einer Lösung", fügt Pfeffer an. Arbeiten werde noch flexibler. Dadurch werde es immer wichtiger, Spaß an seinem Beruf zu haben, denn er sieht weniger strikte Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben voraus.

Allgemein glaubt Pfeffer, dass das Arbeiten künftig immer anspruchsvoller wird. "Viele Arbeiten werden von Maschinen übernommen werden, sodass der Mensch verstärkt mit seinen kognitiven Fähigkeiten agieren wird." Der Geschäftsführer kann sich außerdem vorstellen, dass in Zukunft auch in selbstfahrenden Autos gearbeitet wird.

Digitaler Arbeitsplatz in der Verwaltung

Ines Mergel ist Professorin für Politik- und Verwaltungswissenschaften an der Uni Konstanz. Eines ihrer Fachgebiete ist die Modernisierung der öffentlichen Verwaltung. Auch dort spielt das Thema Digitalisierung längst eine Rolle.

Frau Mergel, wie weit ist die öffentliche Verwaltung bereits digitalisiert?

Derzeit befindet sie sich in der Umstellung von analog auf digital als parallele Servicedienstleistung, das bedeutet unter anderem: Papierakten werden durch elektronische Akten ersetzt. Im Moment ist das für die Bürger jedoch noch nicht unbedingt spürbar, da viele Formulare selbst wenn sie als pdf-Dokument heruntergeladen werden können, trotzdem noch ausgedruckt, von Hand ausgefüllt und in die Verwaltungsstube getragen werden müssen.

Was wäre dann der nächste Schritt?

Eine Automatisierung einiger Prozesse, die während den Lebensphasen der Bürger anstehen. Für eine Stadt wie Konstanz ist aufgrund des Umfangs der Aufgabe die Einstellung eines Beauftragen für Digitalisierung wichtig. Diese Stelle muss mit viel Budget, Kompetenz und umfassender Verantwortlichkeit ausgestattet sein, um die Digitalisierung vorantreiben zu können. Beispielsweise muss der gesamte Onlineauftritt von Städten und Gemeinden vereinfacht werden.

Und im übernächsten Schritt gibt es dann im Amt keinen Mensch mehr?

Nein, diese Sorge halte ich für unbegründet. Die meisten Vorgänge werden nicht so schnell, in manchen Bereichen nie, von Robotern übernommen werden. Selbst bis zur kompletten Umsetzung des once-only-Prinzips (bestimmte Informationen müssen nur einmal der Verwaltung mitgeteilt werden, diese tauscht sie untereinander aus, Anm. d. Red.) und der Anerkennung einer digitalen Signatur wird es noch Jahre dauern. Was aber klar ist: Die digitalen Kompetenzen der Verwaltungsangestellten müssen angepasst werden, sodass sie zukünftig weiter ihre hoheitlichen Aufgaben ausführen, aber eben mit einem anderen Medium. Und nicht nur ihre, übrigens.

Sondern?

Auch die der Bürger. Der e-Government Monitor der Initiative D21 hat gezeigt: In Deutschland haben sich digitale Kompetenzen zuletzt nicht verbessert, sondern verschlechtert. Wir haben in den Schulen und Hochschulen die digitale Agenda der Bundesregierung nicht umgesetzt. Diese Wissenslücken werden später in die Verwaltung und Politik getragen.

Fragen: Benjamin Brumm